Как да се подготвим за офис среща с нов клиент?

Срещата с нови клиенти и партньори, които все още не познавате, винаги е едно ново предизвикателство. В тази статия ще ви запознаем с някои основни детайли, които е добре да вземете под внимание, когато очаквате такъв тип гости.

-          Доброто настроение и впечатление се създават още от вратата. Ако имате асистент/-ка, който или която да въведе вашия гост в офиса, това би бил най-добрият вариант. Всеки човек се чувства добре предразположен, когато знае и вижда, че е очакван и му се обръща необходимото внимание. Ето защо, когато имате среща с външен човек в офиса си, е хубаво да му създадете усещането, че е очакван и че внимателно сте се подготвили за срещата.

-          След като гостът влезе, той ще се радва да му бъде предложена вода (особено, ако е бързал преди това), кафе или чай. Хубаво е веднага да бъде поканен в помещението, в което ще се проведе срещата. Ако това не е възможно, то той трябва да бъде настанен удобно в приятна атмосфера, за да не превърнете чакането му на крак в тягостно изживяване. За големи или средни по големина офиси най-практичното решение са посетителските кресла и дивани, на които човек може да се настани комфортно и да си вземе минутка почивка. Както и да се адаптира към обстановката, за да се подготви за предстоящото запознанство.

-         Първото нещо, което трябва да направите при среща очи в очи, е да се ръкувате. За да „разчупите леда“ е добре да започнете с неформален разговор - дали е пътувал добре, дали лесно е намерил офиса или да го попитате просто как се чувства днес.

-          Още в началото на срещата, основно правило е да изключите мобилния си телефон и по време на срещата да не бъдете прекъсвани. Това е необходимо, за да обърнете внимание на вашия гост и да сте концентрирани в разговора. Гледането на екрана по време на разговора е абсолютно недопустимо. Това показва незаинтересованост и неуважение към събеседника.

-          Хубаво е в офиса си да имате закачалка, където гостът да постави връхната си дреха, или малка офис масичка за багажа, за да не го карате да държи чантата и връхната си дреха през цялото време в скута. Това води до неоткрит разговор и леко чувство за неудобство и потиснатост.

-         Винаги прави добро впечатление, когато предложите дребни сладки, соленки или бонбони, с които да почерпите госта си. Това означава, че сте се подготвили за срещата и правите всичко възможно той да се чувства добре.

-         От значение е столът, който ще предложите на госта си. Когато имате среща с партньор или клиент, е хубаво и вашият и неговият стол да са от един тип по отношение на модел и височина. Например кресла или посетителски столове, за да се създаде обстановка на равнопоставеност между събеседниците.

-         За да създадете приятна обстановка, трябва да сте сигурни, че температурата в стаята е приятна за всички – нито прекалено топла, нито прекалено студена. Ако имате съмнения относно това, е добре да попитате госта си, дали той би искал да се увеличат или намалят градусите.

Ако търсите подходящо решение за обзавеждане на чакални, фоайета и зали за срещи, екипът на ChairPro е насреща, за да отговори на запитванията ви и да намери най-подходящото решение.